காகிதமில்லாத சந்திப்பு அமைப்பு நவீன அணிகள் சந்திக்கும் முறையை ஏன் மாற்றுகிறது?

பாரம்பரிய கூட்டங்கள் இன்னும் என்ன சிக்கல்களை உருவாக்குகின்றன?

பல நிறுவனங்கள் தாங்கள் ஏற்கனவே டிஜிட்டல் முறையில் செயல்படுவதாகக் கூறுகின்றன, ஏனெனில் கோப்புகள் மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படுகின்றன அல்லது அரட்டை குழுக்கள் மூலம் பகிரப்படுகின்றன. உண்மையில், இது பெரும்பாலும் வேறு வகையான குழப்பத்தை உருவாக்குகிறது. ஆவணங்கள் பல வடிவங்களில் வருகின்றன, சமீபத்திய திருத்தம் தெளிவாக இல்லை, மேலும் பங்கேற்பாளர்கள் வெவ்வேறு திரைகள், அமைப்புகள் மற்றும் பாதுகாப்பு நிலைகளுடன் தனிப்பட்ட சாதனங்களில் பொருட்களைத் திறக்கிறார்கள். மேற்பரப்பில் வளைந்து கொடுக்கக்கூடியதாகத் தோன்றுவது பெரும்பாலும் செயல்பாட்டில் குழப்பமாகிவிடும்.

மிகவும் பொதுவான வலி புள்ளிகள் தொழில்கள் முழுவதும் வியக்கத்தக்க வகையில் நிலையானவை:

• பதிப்பு குழப்பம்ஏனெனில் நிகழ்ச்சி நிரல்கள், அறிக்கைகள் மற்றும் விளக்கக் கோப்புகள் கூட்டம் தொடங்கும் முன்பே திருத்தப்படும்.
• குறைந்த சந்திப்பு திறன்பணியாளர்கள் காகிதங்களை விநியோகிக்கவும், வருகையை உறுதிப்படுத்தவும் அல்லது அனைவரையும் ஒரே பக்கம் திரும்பச் சொல்லவும் நேரத்தை செலவிடும்போது.
• பலவீனமான இரகசியக் கட்டுப்பாடுமுக்கியமான கோப்புகள் அச்சிடப்படும்போது, ​​நகலெடுக்கப்படும்போது, ​​புகைப்படம் எடுக்கப்படும்போது அல்லது நிறுவனத்திற்கு வெளியே அனுப்பப்படும்போது.
• மோசமான ஈடுபாடுஏனெனில் பங்கேற்பாளர்களால் எளிதில் சிறுகுறிப்பு செய்யவோ, வாக்களிக்கவோ, ஆவணங்களை ஒப்பிட்டுப் பார்க்கவோ அல்லது ஒருங்கிணைந்த முறையில் திரைகளைப் பகிரவோ முடியாது.
• செலவு வீண்மீண்டும் மீண்டும் அச்சிடுதல், கைமுறையாக வரிசைப்படுத்துதல், உடல் சேமிப்பு மற்றும் ஆவணங்களை அகற்றுதல்.
• கடினமான பின்தொடர்தல்கூட்டம் முடிந்ததும் குறிப்புகள், முடிவுகள் மற்றும் செயல்கள் தனித்தனி சேனல்களில் பரப்பப்படும் போது.

இவை சுருக்கமான மேலாண்மை சிக்கல்கள் அல்ல. அவை தினசரி பணிப்பாய்வு சிக்கல்கள், அவை நேரம், துல்லியம், ரகசியத்தன்மை மற்றும் நிறுவனத்தின் ஒட்டுமொத்த படத்தை பாதிக்கின்றன. உயர்மட்ட போர்டுரூம்கள், பொது நிறுவனங்கள், நிர்வாகிகள் சந்திப்பு இடங்கள் மற்றும் கட்டளை மையங்களில், சிறிய திறனற்ற தன்மைகள் கூட அதிகமாகத் தெரியும்.

பேப்பர்லெஸ் மீட்டிங் சிஸ்டம் அந்த பிரச்சனைகளை எப்படி தீர்க்கிறது?

A காகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புதுண்டு துண்டான சந்திப்பு பழக்கங்களை ஒரு ஒருங்கிணைந்த சூழலுடன் மாற்றுகிறது. அச்சிடப்பட்ட பைண்டர்கள், யூ.எஸ்.பி டிரைவ்கள், மின்னஞ்சல் சங்கிலிகள் மற்றும் துண்டிக்கப்பட்ட சாதனங்களை நம்புவதற்குப் பதிலாக, அமைப்பு சந்திப்புத் தயாரிப்பு மற்றும் அறைக்குள் ஒத்துழைப்பை மையப்படுத்துகிறது. பங்கேற்பாளர்கள் அறைக்குள் நுழைந்து, சரியான பொருட்களை அணுகவும், நிகழ்ச்சி நிரலைப் பின்பற்றவும் மற்றும் கட்டுப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் ஒத்திசைக்கப்பட்ட வழியில் உள்ளடக்கத்துடன் தொடர்பு கொள்ளவும்.

இது சந்திப்பு செயல்முறையை மூன்று நிலைகளில் மாற்றுகிறது.

• கூட்டத்திற்கு முன், நிர்வாகிகள் நிகழ்ச்சி நிரல்களைத் தயாரிக்கலாம், அனுமதிகளை வழங்கலாம், கோப்புகளைப் பதிவேற்றலாம் மற்றும் சரியான பங்கேற்பாளர்களுக்கு சரியான உள்ளடக்கத்தை மீண்டும் மீண்டும் கைமுறையாக வேலை செய்யாமல் விநியோகிக்கலாம்.
• சந்திப்பின் போது, பங்கேற்பாளர்கள் உள்நுழையலாம், ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்யலாம், பகிரப்பட்ட திரைகளைப் பார்க்கலாம், உள்ளடக்கத்தை ஒப்பிடலாம், வாக்களிப்பில் பங்கேற்கலாம் மற்றும் உண்மையான நேரத்தில் விவாதத்தைப் பின்தொடரலாம்.
• கூட்டத்திற்குப் பிறகு, பதிவுகள், முடிவுகள் மற்றும் பொருட்களை மிகவும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட டிஜிட்டல் கட்டமைப்பில் தக்கவைத்து, எதிர்கால மீட்டெடுப்பை எளிதாக்குகிறது மற்றும் தகவல் இழப்பைக் குறைக்கிறது.

அதனால்தான் ஒரு மதிப்புகாகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புஎளிய காகித குறைப்பை விட பெரியது. இது கூட்டங்களை கட்டுப்படுத்தப்பட்ட பணிப்பாய்வுகளாக மாற்றுகிறது. ரகசியத் தகவல் அல்லது அடிக்கடி முறையான அமர்வுகளைக் கையாளும் நிறுவனங்களுக்கு, அந்த மாற்றம் மிகவும் முக்கியமானது.

Guangzhou Junnan ஆடியோவிசுவல் டெக்னாலஜி கோ, லிமிடெட். இந்த பகுதியில் கான்ஃபரன்ஸ் ரூம் தீர்வுகளில் கவனம் செலுத்துகிறது, அங்கு வன்பொருள் ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் சந்திப்பு மென்பொருள் தனித்தனி கூறுகளாக இருப்பதை விட ஒன்றாக வேலை செய்ய வேண்டும். இது முக்கியமானது, ஏனெனில் பயனர்கள் மீட்டிங் அறையை அது எத்தனை அம்சங்களைக் கொண்டிருப்பதாகக் கூறுகிறது என்பதன் மூலம் மதிப்பிடுவதில்லை. கூட்டம் ஆரம்பம் முதல் இறுதி வரை சுமூகமாக நடக்கிறதா என்பதை வைத்து அவர்கள் மதிப்பிடுகிறார்கள்.

தினசரி பயன்பாட்டில் எந்த செயல்பாடுகள் மிகவும் முக்கியமானவை?

ஒவ்வொரு அம்சத்திற்கும் சம மதிப்பு இல்லை. நீண்ட விவரக்குறிப்பு பட்டியல்களால் வாங்குபவர்கள் அடிக்கடி திசைதிருப்பப்படுகிறார்கள், ஆனால் உண்மையான கேள்வி எளிமையானது: உண்மையான பயனர்களுக்கு உண்மையான உராய்வை நீக்கும் செயல்பாடுகள் எது? ஒரு நடைமுறைகாகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புகுறைவான தாமதம் மற்றும் குறைவான குழப்பத்துடன் பொதுவான பணிகளை முடிக்க நிர்வாகிகள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் இருவருக்கும் உதவ வேண்டும்.

நடைமுறையில், ஒரு சந்திப்பு அறை காகிதப் பொதிகள், மேம்படுத்தப்பட்ட கேபிள்கள், அவசரமான கோப்பு பகிர்வு மற்றும் கைமுறை ஒருங்கிணைப்பு ஆகியவற்றின் மீது குறைவாகச் சார்ந்துள்ளது. நிர்வாக மாநாட்டு அறைகள் அல்லது டிஜிட்டல் கட்டளை இடங்களை மேம்படுத்தும்போது முடிவெடுப்பவர்கள் அதைத்தான் விரும்புகிறார்கள்.

பழைய மீட்டிங் மாடலை புதிய மீட்டிங் மாடலுடன் ஒப்பிடுவது எப்படி?

சில நேரங்களில் மதிப்பைப் புரிந்துகொள்வதற்கான எளிதான வழி நேரடி ஒப்பீடு ஆகும். பாரம்பரிய சந்திப்புகள் பெரும்பாலும் பரிச்சயமானதாக உணர்கின்றன, ஆனால் பரிச்சயமானது எப்போதும் திறமையானதாக இருக்காது.

நிறுவனங்கள் ஆரம்ப கொள்முதல் விலையை மட்டுமே ஒப்பிடும் போது, ​​அவை நீண்ட கால மதிப்பை குறைத்து மதிப்பிடலாம். சிறந்த ஒப்பீடு இதுதான்: தற்போதைய சந்திப்பு செயல்முறை ஒவ்வொரு மாதமும் எவ்வளவு நேரம், உழைப்பு, விரயம் மற்றும் அபாயத்தை உருவாக்குகிறது? அந்தக் கேள்வியை நேர்மையாகக் கேட்டவுடன், ஏகாகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புநியாயப்படுத்துவது பெரும்பாலும் எளிதாகிறது.

தீர்வைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கு முன் வாங்குபவர்கள் எதை மதிப்பீடு செய்ய வேண்டும்?

அனைத்து சந்திப்பு அறை அமைப்புகளும் ஒரே முன்னுரிமையுடன் கட்டமைக்கப்படவில்லை. சில மென்பொருள்-கனமான ஆனால் அறை ஒருங்கிணைப்பில் பலவீனமானவை. மற்றவை வன்பொருள் வடிவத்தில் சுவாரஸ்யமாகத் தோன்றினாலும் உண்மையான பணிப்பாய்வுகளில் பயன்பாட்டினைக் கொண்டிருக்கவில்லை. வாங்குபவர்கள் பொருத்தம், நம்பகத்தன்மை மற்றும் செயல்பாட்டு எளிமை ஆகியவற்றில் கவனம் செலுத்த வேண்டும்.

முடிவெடுப்பதற்கு முன் கேட்க வேண்டிய கேள்விகள் இங்கே:

• நிர்வாகிகள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் இருவரும் கற்றுக்கொள்வதற்கு கணினி எளிதானதா?சந்திப்பு அறை உராய்வை குறைக்க வேண்டும், தொழில்நுட்ப அழுத்தத்தை சேர்க்கக்கூடாது.
• உங்களுக்கு தேவையான இயக்க சூழலை இது ஆதரிக்கிறதா?குறிப்பாக உங்கள் நிறுவனம் கலப்பு சாதன சுற்றுச்சூழல் அமைப்புகளைப் பயன்படுத்தினால், இணக்கத்தன்மை முக்கியமானது.
• வெவ்வேறு அறை அளவுகள் மற்றும் சந்திப்பு வகைகளுடன் இது அளவிட முடியுமா?இன்று ஒரு அறை நாளை பல அறைகளாக மாறலாம்.
• இரகசியக் கட்டமைப்பு எவ்வளவு வலிமையானது?உணர்திறன் வாய்ந்த நிறுவனங்களுக்கு தெளிவான அனுமதி கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் நம்பகமான உள்ளடக்க மேலாண்மை தேவை.
• வன்பொருள் நீண்ட கால பயன்பாட்டிற்கு நிலையானதா?முறையான சந்திப்பு இடங்களில், வேலையில்லா நேரம் ஒரு சிறிய சிரமம் அல்ல.
• சப்ளையர் ஒருங்கிணைப்பை புரிந்துகொள்கிறாரா?திரைகள், லிஃப்ட்கள், டெர்மினல்கள், மென்பொருள் மற்றும் அறை வடிவமைப்பு ஆகியவை சீராகச் செயல்பட வேண்டும்.
• நிறுவிய பின் என்ன வகையான ஆதரவு கிடைக்கும்?ஒரு சிஸ்டம் தினசரி செயல்பாட்டின் ஒரு பகுதியாக மாறும் போது விரைவான உதவி முக்கியமானது.

உண்மையான பயனர் பயணத்தைப் பற்றியும் வாங்குபவர்கள் சிந்திக்க வேண்டும். ஒரு தலைவர் விரைவாக தொடங்க முடியுமா? பங்கேற்பாளர்கள் உதவி இல்லாமல் கோப்புகளைக் கண்டுபிடிக்க முடியுமா? நிகழ்ச்சி நிரல் மாறினால் கூட்டம் சுமூகமாக தொடர முடியுமா? ஒரு பயனுள்ளகாகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புஒரு ஆர்ப்பாட்டத்தில் மட்டுமல்ல, உண்மையான அழுத்தத்தின் கீழ் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, பதிலளிக்கக்கூடிய மற்றும் நிலையானதாக உணர வேண்டும்.

இந்த அமைப்பு எங்கு அதிக மதிப்பை உருவாக்க முடியும்?

இந்த சொல் கார்ப்பரேட் என்று தோன்றினாலும், பல வாங்குபவர்கள் எதிர்பார்ப்பதை விட பயன்பாட்டு வழக்குகள் பரந்த அளவில் உள்ளன. முறையான சந்திப்புகள், ரகசியப் பொருட்கள், தொடர்ச்சியான ஆவண மதிப்பாய்வு, அல்லது செயல்திறனுக்கான வலுவான தேவை ஆகியவற்றைக் கொண்ட எந்தவொரு நிறுவனமும் இந்த வகையான அமைப்பிலிருந்து பயனடையலாம்.

• அரசு மற்றும் பொது நிறுவனங்கள்கட்டமைக்கப்பட்ட கூட்டங்கள், பாதுகாப்பான அணுகல் மற்றும் திறமையான ஆவணச் சுழற்சி தேவை
• கார்ப்பரேட் போர்டுரூம்கள்நிர்வாக விளக்கக்காட்சிகள், ஒப்புதல்கள் மற்றும் ரகசிய அறிக்கைகள் கவனமாக கையாளப்பட வேண்டும்
• நிதி நிறுவனங்கள்உள் ஆய்வு அமர்வுகள் பெரும்பாலும் முக்கிய உள்ளடக்கம் மற்றும் முறையான நடைமுறைகளை உள்ளடக்கியது
• கல்வி மற்றும் பயிற்சி மையங்கள்சிறந்த காட்சி ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் எளிதாக உள்ளடக்கப் பகிர்வு வேண்டும்
• கட்டளை மற்றும் செயல்பாட்டு மையங்கள்ஒத்திசைக்கப்பட்ட பார்வை மற்றும் விரைவான முடிவு ஆதரவு ஆகியவை அவசியம்
• பெரிய நிறுவனங்கள்பல இடங்கள் அல்லது கிளைகளில் சந்திப்பின் தரத்தை தரப்படுத்த முயற்சிக்கிறது

இந்த அமைப்புகளில், நன்மை குறைந்த காகித பயன்பாடு மட்டுமல்ல. இது வலுவான கட்டுப்பாடு, தூய்மையான செயலாக்கம் மற்றும் மேலும் மெருகூட்டப்பட்ட தகவல் தொடர்பு சூழல். அதிக அதிர்வெண் கூட்டங்கள் அல்லது வெளிப்புற விருந்தினர்கள், ஆய்வுகள், விளக்கக்காட்சிகள் அல்லது முறையான ஒப்புதல்களுக்குப் பயன்படுத்தப்படும் அறைகளில் அந்த வேறுபாடு குறிப்பாக கவனிக்கப்படுகிறது.

இந்த மேம்படுத்தலை இப்போது செய்ய வேண்டியது என்ன?

ஆவணக் குழப்பம், மீண்டும் மீண்டும் அச்சிடுதல், சிதறிய சந்திப்புப் பதிவுகள் அல்லது மெதுவான அறை ஒருங்கிணைப்பு ஆகியவற்றை நிறுவனங்கள் இனி ஏற்க வேண்டியதில்லை. ஒரு நவீனகாகிதமில்லா சந்திப்பு அமைப்புகூட்டங்களை நடத்துவதற்கு மிகவும் ஒழுக்கமான மற்றும் திறமையான வழியை வழங்குகிறது, குறிப்பாக தொழில்முறை, ரகசியத்தன்மை மற்றும் வேகம் போன்றவற்றில். இது குழுக்கள் ஆவணக் கையாளுதலில் இருந்து உண்மையான முடிவெடுக்கும் நிலைக்குச் செல்ல உதவுகிறது, அங்குதான் கூட்டங்கள் முழுவதும் கவனம் செலுத்தப்பட்டிருக்க வேண்டும்.

உங்கள் தற்போதைய பணிப்பாய்வு இன்னும் காகித பாக்கெட்டுகள், கடைசி நிமிட கோப்பு பகிர்தல் அல்லது தளர்வாக நிர்வகிக்கப்படும் அறை தொழில்நுட்பம் ஆகியவற்றைச் சார்ந்து இருந்தால், பிரச்சனை வெறுமனே சிரமமாக இருக்காது. இது நேரத்தை இழக்கிறது, சீரற்ற கட்டுப்பாடு மற்றும் தவிர்க்கக்கூடிய செயல்பாட்டு இழுவை. ஒரு சிறந்த சந்திப்பு சூழல் அதை சரிசெய்ய முடியும்.